Wie man KI im Arbeitsalltag einsetzt [Video und Quiz]

Kurz gesagt: Nutzen Sie KI im Arbeitsalltag für risikoarme Aufgaben wie das Erstellen von Texten, Zusammenfassen, Organisieren und Analysieren von Dokumenten, wobei die Verantwortlichkeit für Genauigkeit und Entscheidungen stets gewährleistet ist. Beginnen Sie mit einer sich wiederholenden Aufgabe, entfernen Sie sensible Informationen und überprüfen Sie jedes Ergebnis – insbesondere dann, wenn es die Rechte, den Lebensunterhalt, die Sicherheit oder die Zukunft von Personen beeinträchtigen könnte.

Verantwortlichkeit: Sicherstellen, dass qualifizierte Personen für weitreichende Entscheidungen und die endgültige Genehmigung verantwortlich bleiben.

Datenschutz: Verwenden Sie zugelassene Tools und entfernen Sie vertrauliche oder identifizierende Informationen, bevor Sie etwas absenden.

Transparenz: Der Einsatz von KI muss offengelegt werden, wenn dies aufgrund von Unternehmensrichtlinien, Kundenerwartungen oder potenziellen Konsequenzen erforderlich ist.

Überprüfung: Fakten, Eigentümer, Fristen und Annahmen anhand des Originalquellenmaterials überprüfen.

Testen: Vor der Erweiterung eines Workflows sollten der Gesamtzeitaufwand, die erforderlichen Korrekturen und die Auswirkungen auf den Benutzer gemessen werden.

1. Was der Einsatz von KI am Arbeitsplatz beinhaltet

Der Einsatz von KI am Arbeitsplatz bedeutet nicht zwangsläufig, dass eine Person ersetzt oder ein ganzer Arbeitsplatz automatisiert wird. In den meisten Unternehmen ist KI als Unterstützungsinstrument weitaus wertvoller .

Betrachten Sie es als einen schnellen, etwas überheblichen Assistenten.

Es kann Ihnen helfen:

• Entwürfe von E-Mails und Dokumenten

• Lange Informationen zusammenfassen

• Ideen generieren

• Ordne die verstreuten Notizen

• Analysieren Sie die Basisdaten

• Bereiten Sie sich auf Besprechungen vor

• Erstellen Sie Checklisten und Pläne

• Inhalte für verschiedene Zielgruppen umschreiben

• Unbekannte Konzepte erklären

• Verwandle grobe Gedanken in etwas Brauchbares

KI kann oft innerhalb von Sekunden eine brauchbare erste Version erstellen. Sie ist vielleicht nicht perfekt – manchmal ist sie zu formal, manchmal repetitiv, und hin und wieder verliert sie sich in Nebensächlichkeiten.

Dennoch ist es in der Regel einfacher, mit etwas anzufangen, als mit gar nichts.

Ziel ist es nicht, KI Ihr Denken übernehmen zu lassen. Ziel ist es vielmehr, weniger Zeit mit unnötigen, aber lästigen Aufgaben zu verbringen, damit Sie mehr Energie für Urteilsvermögen, Kreativität, Beziehungen und Entscheidungen haben.

2. Warum es wichtig ist, den Umgang mit KI am Arbeitsplatz zu erlernen

Die Arbeit ist voller kleiner Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, als sie verdienen.

Aus einer fünfminütigen E-Mail werden zwanzig Minuten, weil man einfach nicht die passende Einleitung findet. Ein Meeting bringt drei Seiten Notizen hervor, aber keine konkreten Maßnahmen. Ein Bericht muss für die Geschäftsleitung, die Kunden und das Technikteam überarbeitet werden. Plötzlich ist der halbe Nachmittag vergangen.

Künstliche Intelligenz kann den Zeitaufwand für die Übertragung von Informationen von einer Form in eine andere reduzieren.

Zum Beispiel:

• Notizen werden zu einer Zusammenfassung

• Eine Zusammenfassung wird zu einer E-Mail

• Eine E-Mail wird zur Präsentationsgliederung

• Aus einer groben Idee wird ein Projektplan

• Eine Tabellenkalkulation wird zu einer schriftlichen Erklärung

• Eine komplizierte Richtlinie wird zu einem klaren, verständlichen Leitfaden

Hier zeigen sich die Produktivitätssteigerungen in der Regel. Nicht in spektakulären Momenten wie „KI übernimmt jetzt das Unternehmen“, sondern in Dutzenden kleiner Verbesserungen.

Es ist ein bisschen so, als würde man Kieselsteine ​​aus dem Schuh entfernen. Ein einzelner Kieselstein ist kein Problem, aber den ganzen Tag mit zwölf davon herumzulaufen, ist absurd.

KI kann Fachwissen auch leichter zugänglich machen. Neue Mitarbeiter können sich unbekannte Fachbegriffe erklären lassen. Führungskräfte können verschiedene Möglichkeiten der Feedbackgestaltung erkunden. Vertriebsmitarbeiter können Fragen für Branchen vorbereiten, die ihnen noch fremd sind.

Bei durchdachtem Einsatz hilft KI den Menschen, schneller einen soliden Ausgangspunkt zu erreichen.

3. Die besten Aufgaben am Arbeitsplatz für KI

Am einfachsten lässt sich der Einsatz von KI im Arbeitsalltag , indem man die Aufgaben in drei Kategorien unterteilt: Erstellen, Transformieren und Analysieren.

Erstellen

KI kann anhand Ihrer Anweisungen einen ersten Entwurf erstellen.

Beispiele hierfür sind:

• E-Mails

• Vorschläge

• Stellenbeschreibungen

• Tagesordnungen

• Social-Media-Beiträge

• Schulungsmaterialien

• Kundenreaktionen

• Präsentationsübersicht

• Interviewfragen

Der Begriff „erster Entwurf“ ist hier von Bedeutung. KI-generierte Inhalte sollten normalerweise überprüft werden, bevor sie versendet, veröffentlicht oder präsentiert werden.

Verwandeln

Dies ist einer der stärksten Anwendungsbereiche von KI am Arbeitsplatz. Man gibt ihr vorhandene Informationen und bittet sie, Format, Länge, Stil oder Komplexitätsgrad zu ändern.

Zum Beispiel:

• Einen langen Bericht kürzen

• Notizen in Aktionspunkte umwandeln

• Technische Sprache für Kunden neu formulieren

• Einen Absatz in Stichpunkte umwandeln

• Eine Nachricht professioneller klingen lassen

• Verwandle ein Transkript in eine Zusammenfassung

• Internen Fachjargon in eine klare Alltagssprache übersetzen

Transformationsaufgaben funktionieren in der Regel gut, weil der KI Material zur Verfügung steht, mit dem sie arbeiten kann. Sie erfindet nicht alles von Grund auf neu.

Analysieren

KI kann auch dabei helfen, Muster zu erkennen, Informationen zu vergleichen und ein Problem zu strukturieren.

Zu den praktischen Analyseaufgaben gehören:

• Kundenfeedback in Themenbereiche gruppieren

• Vergleich mehrerer Optionen

• Identifizierung möglicher Risiken

• Lücken in einem Plan aufdecken

• Vor- und Nachteile aufzeigen

• Vorschläge für Fragen, die Sie möglicherweise übersehen haben

• Trends in einem Datensatz erklären

• Kategorisierung von Supportanfragen

KI-Analysen sollten jedoch als Unterstützung und nicht als unumstößliche Wahrheit betrachtet werden. Sie können den Kontext ausblenden oder Annahmen treffen, die zwar plausibel erscheinen, aber völlig falsch sind. Die menschliche Überprüfung bleibt das entscheidende Instrument.

4. Vergleichstabelle: Praktische Anwendungsmöglichkeiten von KI im Arbeitsalltag

Arbeitsplatzaufgabe	Was KI leisten kann	Beste Eingabe, die zu leisten ist	Menschliche Überprüfung erforderlich?	Warum es funktioniert
E-Mail-Schreiben	Entwurf, Kürzung, Abschwächung, Klärung	Empfänger, Zweck, wichtige Fakten, gewünschte Handlung	Ja	Beseitigt die Reibungspunkte durch leere Seiten
Besprechungsprotokoll	Aktionen zusammenfassen und extrahieren	Transkript oder strukturierte Notizen	Definitiv	Trennt schnell Diskussion und Entscheidungsfindung
Forschungsplanung	Schlagen Sie Fragen und Themenbereiche vor	Klares Ziel und Zielgruppe	Ja – die Fakten müssen überprüft werden	Hilft beim Aufbau eines ersten Rahmens
Projektmanagement	Pläne, Meilensteine ​​und Risiken erstellen	Umfang, Frist, Team, Einschränkungen	Ja	Ordnet verstreute Informationen
Dateninterpretation	Erklären Sie Muster und Anomalien	Saubere Daten plus Geschäftskontext	Eine fundierte Überprüfung ist erforderlich	Macht die Diskussion von Zahlen einfacher
Brainstorming	Ideen und Alternativen generieren	Spezifisches Problem und Grenzen	Mäßig	Erzeugt eine Bandbreite an Ergebnissen, die manchmal unerwartet effektiv sind
Kundensupport	Antworten entwerfen und Probleme klassifizieren	Kundenmitteilung und Unternehmenshinweise	Ja, insbesondere in sensiblen Fällen	Beschleunigt Routineabläufe
Dokumentenbearbeitung	Verbessern Sie Tonfall, Grammatik und Struktur	Originaltext und Zielgruppe	Normalerweise	Schneller als die Bearbeitung Satz für Satz
Lernen	Konzepte erklären und Quizze erstellen	Thema, Kompetenzniveau, Arbeitsszenario	Leicht bis mittel	Macht das Training individueller
Entscheidungsunterstützung	Vergleichen Sie Optionen und Oberflächenrisiken	Kriterien, Einschränkungen, Prioritäten	Absolut	Klärt das Denken, sollte aber nicht für dich entscheiden

Die Tabelle verdeutlicht etwas Wichtiges: KI funktioniert am besten, wenn die Aufgabe klar definiert ist.

„Hilfe bei meinem Projekt“ ist zu vage.

„Erstellen Sie eine Checkliste für den Start eines kleinen internen Software-Updates mit Beteiligung von IT, Kundensupport und Vertrieb“ gibt der KI etwas Konkretes, mit dem sie arbeiten kann.

Spezifische Eingaben erzeugen spezifische Ergebnisse. Kaum revolutionär, aber wahr.

5. Wie man bessere KI-Aufforderungen für die Arbeit schreibt

Sie benötigen keine komplizierte Formel. Es genügt, der KI genügend Kontext zu geben, damit sie versteht, was ein gutes Ergebnis ausmacht.

Eine zuverlässige Arbeitsplatzaufforderung enthält üblicherweise fünf Elemente:

Die Aufgabe

Sagen Sie genau, was Sie wollen.

Beispiel:

„Entwerfen Sie eine E-Mail, in der Sie eine Lieferverzögerung erklären.“

Der Kontext

Erkläre, was passiert ist und warum die Aufgabe wichtig ist.

Beispiel:

„Der Lieferant hat die Lieferung aufgrund eines Lagerproblems um vier Tage verzögert.“

Das Publikum

Teile der KI mit, wer das Ergebnis lesen oder verwenden wird.

Beispiel:

„Das Publikum besteht aus langjährigen Kunden, die bereits frustriert sind.“

Der gewünschte Ton oder das gewünschte Format

Beschreiben Sie, wie die Antwort klingen oder aussehen sollte.

Beispiel:

„Verwenden Sie einen ruhigen, direkten und verantwortungsbewussten Ton. Halten Sie sich an maximal 150 Wörter.“

Die erforderlichen Angaben

Liste der Fakten auf, die unbedingt enthalten sein müssen.

Beispiel:

„Nennen Sie den geänderten Liefertermin, die Rückerstattungsmöglichkeit und den Ansprechpartner für den Support.“

Zusammengesetzt lautet die Aufgabenstellung:

Verfassen Sie eine E-Mail an einen langjährigen Kunden, in der Sie erklären, dass sich die Lieferung aufgrund eines Lieferengpasses beim Lieferanten um vier Tage verzögert. Verwenden Sie einen ruhigen, direkten und verantwortungsbewussten Ton. Halten Sie die E-Mail unter 150 Wörtern. Geben Sie das neue Lieferdatum, die Rückerstattungsmöglichkeit und den Kundenservice an

Diese Aufforderung führt fast immer zu einem besseren Ergebnis als „Schreiben Sie eine Verzögerungs-E-Mail“

Sie können die KI auch bitten, ihre eigene Antwort zu überarbeiten:

• Gestalten Sie dies weniger formell

• Wiederholungen entfernen

• Fügen Sie einen deutlicheren Handlungsaufruf hinzu

• Schreiben Sie dies für ein Führungskräftepublikum um

• Identifizieren Sie alle unbegründeten Annahmen

• Nennen Sie mir drei stärkere Alternativen

• Stellen Sie diese Empfehlung in Frage

Der letzte Punkt ist besonders wertvoll. KI muss nicht immer alles enthusiastisch unterstützen. Manchmal sollte sie der leicht nervige Kollege sein, der fragt: „Aber was passiert, wenn diese Annahme falsch ist?“ 🧐

6. Wie man KI für E-Mails und die Kommunikation am Arbeitsplatz einsetzt

E-Mail ist oft der einfachste Ausgangspunkt.

KI kann helfen, wenn man weiß, was man sagen möchte, aber nicht die richtigen Worte findet. Sie kann auch dabei helfen, zu direkte, zu vage oder unnötig lange Nachrichten zu vermeiden.

Zu den praktischen Wünschen gehören:

• Formulieren Sie dies so um, dass es freundlich, aber bestimmt klingt

• Formulieren Sie dies prägnanter

• Fügen Sie eine klare Frist hinzu

• Vermeiden Sie emotionale Sprache

• Dies sollte für die oberste Führungsebene geeignet sein

• Wandeln Sie dies in eine höfliche Nachfrage um

• Erklären Sie dies ohne Fachjargon

• Erstellen Sie drei Betreffzeilenoptionen

KI ist besonders hilfreich für sensible Kommunikation, doch Vorsicht ist geboten. Leistungsprobleme, Beschwerden, rechtliche Bedenken oder persönliche Angelegenheiten sollten nicht wie eine beiläufige Marketing-Bildunterschrift behandelt werden.

Verwenden Sie KI, um die Nachricht zu strukturieren, und überprüfen Sie anschließend jeden Satz.

Frage dich selbst:

• Stimmt das?

• Klingt das nach mir?

• Könnte diese Formulierung missverstanden werden?

• Ist der Tonfall der Beziehung angemessen?

• Enthält es private Informationen, die nicht hätten eingegeben werden dürfen?

• Fühle ich mich wohl dabei, meinen Namen darunter zu setzen?

Die letzte Frage ist der einfachste Qualitätskontrolltest. Wenn Sie zögern würden, sie zu unterschreiben, senden Sie sie nicht ab.

7. KI für Meetings nutzen, die tatsächlich Ergebnisse liefern

Meetings erzeugen eine Menge Informationen und irgendwie nicht immer viel Klarheit.

KI kann vor, während und nach einem Meeting helfen.

Vor dem Treffen

KI nutzen, um:

• Erstellen Sie eine Agenda

• Identifizieren Sie die wichtigsten Fragen

• Hintergrundinformationen zusammenfassen

• Gesprächspunkte vorbereiten

• Einwände vorhersehen

• Entwurf eines Entscheidungsrahmens

Eine praktische Anregung könnte lauten:

„Erstellen Sie eine 30-minütige Agenda für ein Meeting zum Thema verzögertes Kunden-Onboarding. Ziel ist es, den Hauptengpass zu identifizieren, einen Verantwortlichen zu benennen und zwei Maßnahmen für diese Woche auszuwählen.“

Nach dem Treffen

KI kann Notizen oder Transkripte umwandeln in:

• Wichtige Entscheidungen

• Maßnahmen

• Eigentümer

• Fristen

• Offene Fragen

• Risiken

• Folge-E-Mails

Vertrauen Sie dem Ergebnis nicht blind. Protokolle von Besprechungen können Fehler, undeutliche Sprecher, Witze, die wie Zusagen klingen, und Zusagen, die wie Witze klingen, enthalten.

Lesen Sie die Zusammenfassung sorgfältig durch, bevor Sie sie weitergeben.

Es empfiehlt sich, die KI aufzufordern, Informationen in drei Gruppen zu unterteilen:

1. Bestätigte Entscheidungen

2. Vorgeschlagene Ideen

3. Ungeklärte Fragen

Dadurch wird verhindert, dass halbherzig diskutierte Vorschläge über Nacht auf magische Weise zur offiziellen Politik werden.

8. KI für die Forschung nutzen, ohne dabei unsinnige Behauptungen aufzustellen

KI kann Ihnen helfen, mit der Recherche zu beginnen, ein Thema zu strukturieren und Bereiche zu identifizieren, die einer Untersuchung wert sind.

Es kann:

• Erklären Sie unbekannte Fachbegriffe

• Forschungsfragen generieren

• Konzepte vergleichen

• Kategorien vorschlagen

• Erstellen Sie einen Entwurf

• Fassen Sie die von Ihnen bereitgestellten Informationen zusammen

• Annahmen identifizieren

• Erstellen Sie Interviewfragen

• Fehlende Perspektiven hervorheben

Was es auf keinen Fall tun sollte, ist, Ihre einzige Quelle der Wahrheit zu werden.

KI kann ungenaue Details, erfundene Beispiele, veraltete Informationenoder Aussagen produzieren, die viel sicherer klingen, als sie es verdienen.

Bei der Arbeitsplatzforschung sollte KI als Kartierungswerkzeug und nicht als das Gebiet selbst eingesetzt werden.

Ein sinnvolles Vorgehen sieht folgendermaßen aus:

1. Bitten Sie die KI, das Thema zu skizzieren.

2. Identifizieren Sie die relevanten Aussagen.

3. Überprüfen Sie wichtige Fakten anhand vertrauenswürdiger interner oder externer Informationen.

4. Bitten Sie die KI, die verifizierten Ergebnisse zu organisieren.

5. Überprüfen Sie das Endergebnis auf Richtigkeit und mögliche Verzerrungen.

Sie können die KI auch dazu anregen, Unsicherheit anzuzeigen:

• Welche Teile dieser Antwort könnten unzuverlässig sein?

• Welche Annahmen treffen Sie?

• Welche Fakten sollte ich überprüfen?

• Welche Informationen würden diese Empfehlung ändern?

• Nennen Sie mir das stärkste Argument gegen diese Schlussfolgerung.

Diese Hinweise machen die KI nicht unfehlbar, aber sie fördern ein sorgfältigeres Denken.

9. Wie man KI für Daten, Berichte und Tabellenkalkulationen einsetzt

Künstliche Intelligenz kann Zahlen verständlicher machen, insbesondere für Menschen, die nicht den ganzen Tag mit Tabellenkalkulationen arbeiten.

Es kann Ihnen helfen:

• Formeln erklären

• Schlagen Sie Tabellenstrukturen vor

• Daten kategorisieren

• Trends zusammenfassen

• Wandeln Sie die Zahlen in schriftliche Kommentare um

• Mögliche Anomalien identifizieren

• Empfehlungen für Diagramme erstellen

• Abschnitte des Entwurfsberichts

• Technische Erkenntnisse in die Geschäftssprache übersetzen

Zum Beispiel anstatt zu fragen:

„Was bedeuten diese Daten?“

Versuchen:

„Überprüfen Sie diese monatliche Verkaufstabelle. Identifizieren Sie die drei größten Veränderungen, schlagen Sie mögliche Erklärungen vor und listen Sie die Fragen auf, die ich mir stellen sollte, bevor ich Schlussfolgerungen ziehe.“

Diese Schlussklausel ist wichtig. Daten erklären sich selten von selbst.

Ein Umsatzrückgang kann durch geringere Nachfrage, fehlende Datensätze, saisonale Schwankungen, Preisänderungen, einen verzögerten Vertragsabschluss oder versehentliches Einfügen von Werten in die falsche Spalte verursacht werden. Tabellenkalkulationen haben die Angewohnheit, kleine Katastrophen auszulösen, ohne dabei völlig unproblematisch zu wirken.

Lassen Sie KI niemals eine folgenreiche finanzielle, operative oder personelle Entscheidung ausschließlich auf der Grundlage eines eingefügten Datensatzes treffen.

Überprüfen:

• Ob die Daten vollständig sind

• Ob die Einheiten korrekt sind

• Ob die Kategorien konsistent sind

• Ob fehlende Werte eine Rolle spielen

• Ob die KI den Geschäftskontext falsch verstanden hat

• Ob Korrelation als Kausalität behandelt wird

KI kann die Interpretation beschleunigen. Die Verantwortung liegt aber weiterhin bei den Menschen.

10. Schutz vertraulicher und sensibler Informationen 🔐

Bevor Sie arbeitsplatzbezogene Informationen in ein KI-Tool eingeben, sollten Sie sich mit den Regeln Ihrer Organisation vertraut machen.

Gehen Sie nicht davon aus, dass jede KI-Plattform für vertrauliche Daten zugelassen ist.

Zu den sensiblen Informationen können gehören:

• Kundendatensätze

• Mitarbeiterinformationen

• Passwörter oder Zugangsdaten

• Medizinische Details

• Rechtsdokumente

• Finanzdaten

• Nicht veröffentlichte Produktpläne

• Interne Strategie

• Proprietärer Code

• Vertragsbedingungen

• Persönlich identifizierbare Informationen

Wenn möglich, entfernen Sie identifizierende Details.

Statt Folgendes einzugeben:

„Verfassen Sie eine Leistungsbeurteilung für Jordan Smith aus dem Operations-Team in Manchester, der die Frist für den Acme-Vertrag verpasst hat.“

Verwenden Sie beispielsweise Folgendes:

„Verfassen Sie eine Leistungsbeurteilung für einen Mitarbeiter im operativen Bereich, der eine wichtige Kundenfrist versäumt hat. Das Feedback sollte sachlich, konstruktiv und auf die nächsten Schritte fokussiert sein.“

Durch die Anonymisierung von Informationen wird das Risiko verringert, während gleichzeitig die KI bei der Strukturierung unterstützt werden kann.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Unternehmen über ein zugelassenes KI-System verfügt. Solche Systeme können strengere Datenkontrollen, Zugriffsverwaltung und interne Richtlinien umfassen.

Bequemlichkeit ist kein guter Grund, vertrauliche Informationen preiszugeben. Das ist keine Innovation. Das ist, als würde man den Aktenschrank im Büro im Regen offen stehen lassen.

11. Wo KI nicht die endgültige Entscheidung treffen sollte

KI kann eine Entscheidung unterstützen, aber manche Entscheidungen erfordern von Anfang bis Ende menschliche Verantwortung.

Besondere Vorsicht ist geboten bei:

• Einstellung und Entlassung

• Disziplinarmaßnahmen gegen Mitarbeiter

• Medizinische Entscheidungen

• Rechtsberatung

• Kredit- oder Finanzzusagen

• Sicherheitskritische Arbeiten

• Konformitätsbeurteilungen

• Leistungsbewertung

• Sensible Kundenstreitigkeiten

• Entscheidungen, die Diskriminierung oder Fairness betreffen

KI kann helfen, Beweise zusammenzufassen, Fragen zu identifizieren oder Szenarien zu vergleichen. Sie sollte jedoch nicht ohne qualifizierte menschliche Aufsicht die endgültige Entscheidung treffen dürfen.

Warum? Weil KI Konsequenzen nicht so versteht wie Menschen. Sie kann zwar Muster erkennen, aber sie trägt keine Verantwortung, kein Einfühlungsvermögen, keine berufliche Pflicht und keinen gelebten Kontext in sich.

Es kann auch dazu führen, dass in Beispielen, historischen Daten oder der Art und Weise, wie eine Aufgabenstellung formuliert ist, versteckte Vorurteile reproduziert werden

Eine vernünftige Regel lautet:

Je größer die Auswirkungen auf die Rechte, den Lebensunterhalt, die Sicherheit oder die Zukunft einer Person sind, desto weniger Kontrolle sollte KI haben.

Diese Regel ist zwar nicht spektakulär, aber sie bewährt sich.

12. Wie Manager KI einführen können, ohne Panik auszulösen

Wenn Führungskräfte KI schlecht einführen, hören die Mitarbeiter oft nur eine Botschaft:

„Wir haben eine Maschine gefunden, die Sie ersetzen könnte.“

Auch wenn das nicht die Absicht ist, erzeugt unklare Kommunikation Angst.

Ein besserer Ansatz ist folgender:

• Warum KI eingeführt wird

• Welche Aufgaben es unterstützen kann

• Welche Aufgaben bleiben von Menschen geleitet?

• Welche Daten Mitarbeiter eingeben dürfen

• Welche Überprüfung ist erforderlich?

• Wie Fehler gemeldet werden sollten

• Wie der Erfolg gemessen wird

• Welche Schulungen werden angeboten?

Manager sollten sich auf praktische Beispiele konzentrieren, anstatt große Versprechen zu machen.

Zum Beispiel:

„Wir nutzen KI, um erste Entwürfe für routinemäßige Kundenantworten zu erstellen. Jede Antwort wird aber weiterhin von einem Supportmitarbeiter überprüft.“

Das ist klarer als:

„Wir verbessern das Kundenerlebnis durch künstliche Intelligenz der nächsten Generation.“

Der zweite Satz klingt teuer und bedeutet fast nichts.

Teams sollten zudem die Möglichkeit erhalten, innerhalb sicherer Grenzen zu experimentieren. Mitarbeiter, die die Arbeit ausführen, erkennen oft die besten Anwendungsfälle, weil sie genau wissen, welche Prozesse repetitiv und frustrierend sind und von einer einzigen, aufwändigen Tabellenkalkulation zusammengehalten werden.

13. Ein einfacher Rahmen für den Start in diese Woche

Um mit dem Einsatz von KI zu beginnen, ohne die Dinge unnötig zu verkomplizieren, wählen Sie eine Aufgabe mit geringem Risiko.

Schritt 1: Eine sich wiederholende Aufgabe finden

Suchen Sie nach einer Arbeit, die Sie mehrmals pro Woche erledigen können.

Beispiele:

• Nachfass-E-Mails schreiben

• Zusammenfassung der Besprechungen

• Berichte formatieren

• Tagesordnungen erstellen

• Inhalte umschreiben

• Notizen organisieren

Schritt 2: Definieren Sie ein lohnenswertes Ergebnis

Lege fest, wie Erfolg aussieht.

Vielleicht möchten Sie die Entwurfszeit verkürzen, die Konsistenz verbessern, Fehler reduzieren oder klarere Aktionspunkte erstellen.

Schritt 3: Erstellen Sie eine wiederverwendbare Eingabeaufforderung

Verfassen Sie eine Aufgabenstellung, die die Aufgabe, den Kontext, die Zielgruppe, das Format und die Einschränkungen umfasst.

Speichern Sie es an einem leicht zugänglichen Ort.

Schritt 4: Überprüfen Sie alle Ergebnisse

Prüfen Sie Fakten, Tonfall, Datenschutz und Relevanz.

Verwechseln Sie Geschwindigkeit nicht mit Qualität.

Schritt 5: Verbessern Sie die Eingabeaufforderung

Beachten Sie, was die KI falsch macht.

Fügen Sie klarere Anweisungen hinzu. Geben Sie Beispiele an. Beseitigen Sie Unklarheiten. Bitten Sie um eine alternative Struktur.

Schritt 6: Ergebnis messen

Hat es Zeit gespart? Hat sich die Qualität verbessert? Hat es zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verursacht?

Manche KI-Workflows sehen beeindruckend aus, sparen aber fast nichts. Andere hingegen ersparen uns still und leise jede Woche eine Stunde Frust.

Behalten Sie die zweite Sorte.

14. Häufige Fehler im Umgang mit KI am Arbeitsplatz

Zu verstehen, wie man KI im Arbeitsalltag einsetzt, bedeutet auch zu wissen, was man nicht tun sollte.

vage Anweisungen geben

Schwache Eingaben erzeugen generische Ausgaben.

Ergänzen Sie den Kontext, Beispiele, Grenzen und ein klares Ziel.

Der ersten Antwort vertrauen

Die erste Antwort ist ein Entwurf, kein in Stein gemeißeltes Gebot.

Bitten Sie um Überarbeitungen.

Kopieren ohne Bearbeiten

KI-generierte Texte klingen zwar geschliffen, aber inhaltsleer. Fügen Sie echte Details hinzu, entfernen Sie allgemeine Floskeln und lassen Sie den Text menschlich klingen.

Weitergabe vertraulicher Daten

Fügen Sie keine sensiblen Informationen in nicht genehmigte Systeme ein.

KI für alles einsetzen

Manche Aufgaben lassen sich schneller selbst erledigen.

Sie benötigen keine KI-gestützte Aufforderung mit sechs Absätzen, um zu schreiben: „Danke, ich werde das heute überprüfen.“

KI-Nutzung verbergen, wenn Offenlegung wichtig ist

Manche Organisationen, Kunden oder Branchen fordern Transparenz. Halten Sie sich an die jeweiligen Richtlinien.

Die Behandlung von KI-Ausgaben als objektiv

KI spiegelt Muster und Annahmen wider. Sie ist nicht automatisch neutral.

Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses

Einen schlechten Prozess zu beschleunigen, macht ihn nicht gut. Es führt nur zu Fehlern in beeindruckender Geschwindigkeit 💨

Optimieren Sie den Arbeitsablauf, bevor Sie ihn automatisieren.

15. Eine dauerhafte KI-Gewohnheit entwickeln

Der beste Weg, sich mit KI am Arbeitsplatz vertraut zu machen, besteht darin, sie regelmäßig für kleine, spezifische Aufgaben einzusetzen.

Beginnen Sie mit ein oder zwei wiederholbaren Aktivitäten.

Zum Beispiel:

• Jeden Montag solltest du KI nutzen, um deine Prioritäten zu organisieren.

• Nach Besprechungen sollten die Notizen in konkrete Maßnahmen umgewandelt werden.

• Bevor Sie eine lange E-Mail versenden, bitten Sie eine KI, diese zu kürzen.

• Wenn Sie vor einer Entscheidung stehen, fragen Sie nach Annahmen und Gegenargumenten.

• Am Ende eines Projekts sollte KI eingesetzt werden, um die gewonnenen Erkenntnisse zu strukturieren.

Legen Sie sich eine kleine Sammlung von Hilfestellungen für wiederkehrende Aufgaben an. Mit der Zeit entwickeln Sie ein Gespür dafür, welche Hilfestellungen funktionieren, welche Aufgaben geeignet sind und wo menschliches Urteilsvermögen am wichtigsten ist.

Sie lernen auch, wann Sie KI nicht einsetzen sollten.

Das gehört auch zur KI-Kompetenz.

Das Ziel ist nicht die maximale Nutzung von KI. Das Ziel ist bessere Arbeit.

Ein praktischer Schlusshinweis

Der Umgang mit KI im Arbeitsalltag besteht vor allem darin, zu lernen, Aufgaben klar zu delegieren.

KI ist wertvoll für das Entwerfen, Zusammenfassen, Anpassen, Organisieren, Erklären und Erkunden. Sie kann wiederkehrende Aufgaben reduzieren und Ihnen helfen, viel schneller von einem leeren Blatt zu einer ersten, brauchbaren Version zu gelangen.

Aber es braucht Grenzen.

Schützen Sie vertrauliche Informationen. Überprüfen Sie wichtige Aussagen. Prüfen Sie sensible Kommunikation. Sorgen Sie dafür, dass Menschen die Verantwortung für weitreichende Entscheidungen tragen. Und bitte, widerstehen Sie der Versuchung, einen Prozess zu automatisieren, den niemand versteht.

Fangen Sie klein an. Wählen Sie eine lästige, sich wiederholende Aufgabe. Geben Sie der KI klare Anweisungen, überprüfen Sie das Ergebnis und optimieren Sie den Prozess.

Richtig eingesetzt, macht KI die Arbeit nicht unmenschlicher. Sie schafft vielmehr mehr Raum für jene Aspekte der Arbeit, die von vornherein menschliche Fähigkeiten erfordern – Urteilsvermögen, Vertrauen, Aufmerksamkeit, Empathie und die Fähigkeit zu erkennen, wenn ein Meeting völlig aus dem Ruder läuft. 

Praktisches Beispiel: Umwandlung von Besprechungsnotizen in verlässliche Aktionspunkte

Szenario

Maya ist für das Kunden-Onboarding in einem wachsenden Softwareunternehmen zuständig. Sie nimmt wöchentlich an drei Projektmeetings teil, macht sich während der Vorträge Notizen und erstellt daraus später Follow-up-E-Mails.

Die Aufgabe ist zwar repetitiv, birgt aber ein gewisses Risiko. Ein vorgeschlagener Termin kann leicht mit einem vereinbarten verwechselt werden, und eine allgemeine Empfehlung kann unbeabsichtigt zur Zuständigkeit einer bestimmten Person werden. Ziel ist es daher nicht, die KI entscheiden zu lassen, was geschehen ist. Vielmehr soll die KI die Notizen organisieren, während Maya jede Entscheidung, jeden Verantwortlichen und jedes Datum überprüft, bevor die Zusammenfassung geteilt wird.

Was der Assistent benötigt

Maya bietet:

• Ihre anonymisierten Besprechungsnotizen oder ein genehmigtes Protokoll

• Zweck des Treffens

• Eine Liste der Teilnehmer und ihrer Rollen

• Das erforderliche Ausgabeformat

• Eine Regel, die besagt, dass fehlende Eigentümer oder Fristen gekennzeichnet und nicht erfunden werden müssen

• Eine klare Unterscheidung zwischen bestätigten Entscheidungen, vorgeschlagenen Ideen und ungelösten Fragen

• Die von ihrem Unternehmen genehmigte Methode zum Umgang mit vertraulichen Informationen

Bevor sie irgendetwas hochlädt, entfernt sie Kundennamen, persönliche Daten, Zugangsdaten und geschäftssensible Informationen, es sei denn, das KI-System ist ausdrücklich für die Verarbeitung dieser Daten zugelassen.

Beispielanleitung

„Fassen Sie die unten stehenden Besprechungsnotizen in eine prägnante Nachbesprechungszusammenfassung zusammen.“.

Gliedern Sie die Antwort unter folgenden Überschriften:

1. Bestätigte Entscheidungen

2. Maßnahmen

3. Vorgeschlagene Ideen

4. Ungeklärte Fragen

5. Risiken oder Abhängigkeiten

Für jeden Arbeitsschritt sind Aufgabe, Verantwortlicher und Frist anzugeben. Wurde kein Verantwortlicher oder keine Frist vereinbart, tragen Sie „Nicht bestätigt“ ein. Zusagen dürfen nicht unterstellt oder Details erfunden werden.

Die Zusammenfassung sollte maximal 350 Wörter umfassen. Verwenden Sie eine klare, neutrale Sprache, die für alle Teilnehmer des Treffens geeignet ist.

Bevor Sie zum Schluss kommen, listen Sie bitte alle Aussagen auf, die mehrdeutig sind oder möglicherweise überprüft werden müssen.“

Gute versus schlechte Ausgabe

Ein schwacher Maßnahmenvorschlag könnte lauten:

„Sam wird den Onboarding-Leitfaden bis Freitag aktualisieren.“

Das klingt klar, ist aber unsicher, wenn in den Notizen lediglich steht, dass Sam den Leitfaden möglicherweise überprüfen wird und keine Frist vereinbart wurde.

Eine bessere Formulierung würde lauten:

„Prüfen Sie den Onboarding-Leitfaden – vorgeschlagener Verantwortlicher: Sam; Frist: nicht bestätigt.“

Die zweite Version bewahrt die Ungewissheit, anstatt eine Diskussion stillschweigend in eine Verpflichtung umzuwandeln.

Wie man es testet

Maya erstellt einen kleinen Testdatensatz anhand von sechs vorangegangenen Treffen, deren Ergebnisse sie bereits kennt.

Sie prüft, ob die Assistentin:

• Trennt Entscheidungen von Vorschlägen

• Kopiert Namen, Daten und Fristen präzise

• Fehlende Informationen werden als unbestätigt gekennzeichnet

• Vermeidet die Vergabe von Aufgaben, die nie vereinbart wurden

• Beinhaltet wichtige, noch offene Fragen

• Erstellt eine Zusammenfassung, die ein anderer Teilnehmer verstehen kann

• Lässt vertrauliche Details aus, die aus der Eingabe entfernt wurden

Sie fügt außerdem bewusst gewählte Grenzfälle hinzu:

• Ein Teilnehmer scherzt über die Erledigung einer Aufgabe

• Zwei Personen diskutieren über Eigentumsverhältnisse, ohne eine Einigung zu erzielen

• Jemand nennt zwei mögliche Fristen

• Im Transkript ist der Kommentar dem falschen Sprecher zugeordnet

• Eine Entscheidung wird im Laufe der Sitzung revidiert

• Eine Aufgabe wird vereinbart, aber kein Verantwortlicher benannt

Der Workflow ist nur dann erfolgreich, wenn Maya jede Entscheidung und Aktion bis zu den ursprünglichen Notizen zurückverfolgen kann.

Ergebnis

Beispielhaftes Ergebnis: Maya testet den Prozess anhand von sechs Besprechungszusammenfassungen über einen Zeitraum von zwei Wochen.

Ihr bisheriger manueller Prozess dauerte im Durchschnitt 18 Minuten pro Meeting. Mit KI dauert die Erstellung des ersten Entwurfs nur noch etwa 2 Minuten, gefolgt von durchschnittlich 7 Minuten für Prüfung und Bearbeitung. Dadurch reduziert sich die gesamte Bearbeitungszeit von 18 auf 9 Minuten pro Meeting.

Über sechs Meetings hinweg ergibt sich folgendes Beispiel für Einsparungen:

• Vorherige Gesamtzeit: 6 × 18 Minuten = 108 Minuten

• KI-gestützte Gesamtzeit, inklusive Rezension: 6 × 9 Minuten = 54 Minuten

• Beispielhafte Zeitersparnis: 54 Minuten

Fünf der sechs Zusammenfassungen erfüllen nach der ersten Prüfung die Akzeptanzkriterien. Die verbleibende Zusammenfassung erfordert eine zweite Prüfung, da im Transkript zwei Sprecher verwechselt wurden.

Diese Zahlen stellen eine beispielhafte Schätzung auf Basis des beschriebenen Testaufbaus dar und sind kein veröffentlichtes Unternehmensergebnis. Die Stichprobe ist klein, die Meetings können unterschiedlich komplex sein, und die Berechnung berücksichtigt die Bearbeitungszeit, jedoch nicht die Zeit für die Bereinigung oder Anonymisierung der Protokolle.

Was kann schiefgehen?

Der Assistent kann:

• Erfinden Sie einen Verantwortlichen für eine nicht zugewiesene Aufgabe

• Ein vorgeschlagenes Datum ist als bestätigte Frist zu betrachten

• Eine Entscheidung verpassen, die indirekt formuliert war

• Einen Kommentar der falschen Person zuordnen

• Erstellen Sie eine präzise Zusammenfassung, die Unsicherheiten verschleiert

• Bewahren Sie die in den Notizen enthaltenen sensiblen Informationen auf

• Befolgen Sie veraltete Anweisungen, wenn sich die Besprechungsvorlage ändert

Der schwerwiegendste Fehler wäre, die Zusammenfassung ungeprüft zu versenden. Flüssiges Sprechen ist kein Beweis für die Richtigkeit der Aufzeichnung.

Maya vergleicht daher jeden Arbeitsschritt mit den Originalnotizen, klärt unklare Zusagen mit der zuständigen Person und bewahrt die Originalnotizen als Referenz auf. Sensible oder strittige Angelegenheiten werden manuell bearbeitet und nicht an die Assistenz delegiert.

Praktische Erkenntnisse

KI ist hier deshalb wertvoll, weil sie vorhandene Informationen in eine übersichtlichere Struktur bringt. Sie ersetzt jedoch nicht die Person, die für die Bestätigung der getroffenen Entscheidung verantwortlich ist.

Ein sicherer Arbeitsablauf ist einfach: klare Regeln bereitstellen, sensible Informationen entfernen, von der KI verlangen, Unsicherheiten aufzuzeigen, sie anhand bekannter Beispiele testen und bei jeder behaupteten Zeitersparnis eine menschliche Überprüfung einbeziehen.

Häufig gestellte Fragen

Wie können Anfänger KI sicher am Arbeitsplatz einsetzen?

Beginnen Sie mit einer einzelnen, sich wiederholenden und risikoarmen Aufgabe, wie dem Verfassen von Folge-E-Mails, dem Zusammenfassen von Notizen, dem Erstellen von Agenden oder dem Umstrukturieren vorhandener Inhalte. Geben Sie der KI klare Anweisungen und überprüfen Sie anschließend das Ergebnis auf Genauigkeit, Tonfall, Datenschutz und Relevanz. Vermeiden Sie die Eingabe sensibler Daten, es sei denn, Ihr Unternehmen hat die Verwendung des Tools für diese Daten genehmigt.

Welche Aufgaben lassen sich am besten mit KI am Arbeitsplatz automatisieren?

KI eignet sich gut für die Erstellung von ersten Entwürfen, die Überarbeitung bestehender Informationen und die Organisation grundlegender Analysen. Zu den geeigneten Aufgaben gehören das Umschreiben von Dokumenten, das Extrahieren von Besprechungsergebnissen, das Gruppieren von Feedback, das Erklären von Tabellentrends und das Generieren von Checklisten. Weniger geeignet ist sie für weitreichende Entscheidungen in den Bereichen Beschäftigung, Recht, Sicherheit, Finanzen, Gesundheitswesen oder Fairness.

Wie schreibe ich eine gute KI-Aufforderung für die Arbeit?

Eine präzise Aufgabenstellung am Arbeitsplatz beschreibt Aufgabe, Kontext, Zielgruppe, gewünschtes Format und benötigte Details. Anstatt allgemein um Hilfe zu bitten, beschreiben Sie das konkrete Ergebnis und etwaige Einschränkungen, wie z. B. Wortanzahl oder Tonfall. Sie können die Antwort weiter verfeinern, indem Sie die KI bitten, Wiederholungen zu entfernen, Annahmen zu erkennen oder Informationen zu kennzeichnen, die überprüft werden müssen.

Wie kann ich KI für E-Mails nutzen, ohne roboterhaft zu klingen?

Geben Sie die ursprüngliche Nachricht, ihren Zweck, Ihr Verhältnis zum Empfänger und den gewünschten Tonfall an. Lassen Sie die KI die E-Mail prägnant, freundlich, bestimmt oder zielgruppengerecht formulieren. Fügen Sie vor dem Absenden konkrete Details hinzu, entfernen Sie allgemeine Formulierungen und prüfen Sie, ob jeder Satz unter Ihrem Namen natürlich klingt.

Wie sollten KI-generierte Besprechungsnotizen überprüft werden?

Vergleichen Sie jede Entscheidung, Maßnahme, jeden Verantwortlichen und jede Frist mit den Originalnotizen oder einem genehmigten Protokoll. Die KI soll bestätigte Entscheidungen von Vorschlägen und offenen Fragen trennen. Fehlende Informationen sollten als „Nicht bestätigt“ und nicht als Vermutung gekennzeichnet werden, insbesondere wenn Sprecher mögliche Verantwortliche oder Termine diskutierten, ohne eine Einigung zu erzielen.

Kann KI Tabellenkalkulationen und Geschäftsdaten präzise analysieren?

KI kann Formeln erklären, Trends zusammenfassen, mögliche Anomalien erkennen und Zahlen in schriftliche Kommentare umwandeln. Ihre Interpretation hängt jedoch von sauberen Daten und ausreichendem Geschäftskontext ab. Prüfen Sie Einheiten, fehlende Werte, Kategorienkonsistenz und alternative Erklärungen, bevor Sie die Ergebnisse für finanzielle, operative oder Personalentscheidungen verwenden.

Welche Arbeitsplatzinformationen sollten niemals in KI eingegeben werden?

Geben Sie Passwörter, Zugangsdaten, Kundendaten, Mitarbeiterdaten, medizinische Informationen, juristische Dokumente, proprietären Code, unveröffentlichte Pläne oder sensible Finanzdaten nicht in nicht genehmigte Systeme ein. Entfernen Sie Namen und identifizierende Details, wo immer möglich. Die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens und die genehmigten Tools legen fest, welche Informationen sicher verarbeitet werden können.

Wie können Manager KI am Arbeitsplatz einführen, ohne die Mitarbeiter zu beunruhigen?

Führungskräfte sollten erläutern, warum KI eingeführt wird, welche Aufgaben sie unterstützen soll, welche Aufgaben weiterhin von Menschen erledigt werden und wie die Ergebnisse überprüft werden müssen. Sie sollten außerdem anerkannte Datenpraktiken, Schulungen, Berichtsverfahren und Erfolgskriterien definieren. Konkrete Beispiele schaffen in der Regel mehr Vertrauen als vage Versprechungen über Transformation oder intelligente Arbeitsabläufe.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Nutzung von KI im Arbeitsalltag?

Häufige Fehler sind unklare Anweisungen, das Vertrauen auf die erste Antwort, das unreflektierte Kopieren von Inhalten und die Weitergabe vertraulicher Informationen. Auch die Automatisierung fehlerhafter Prozesse oder die fälschliche Betrachtung von KI-Ergebnissen als objektiv ist eine häufige Fehlerquelle. Besser ist es, wichtige Aussagen zu überprüfen, schwache Entwürfe zu überarbeiten, wiederholbare Arbeitsabläufe zu testen und die menschliche Verantwortung klar zu definieren.

Wie kann ich messen, ob ein KI-Workflow Zeit spart?

Messen Sie den gesamten Prozess, von der Eingabeaufbereitung über die Anonymisierung der Informationen und die Ergebnisprüfung bis hin zu Korrekturen. Vergleichen Sie das Gesamtergebnis mit dem Zeitaufwand und der Qualität Ihres bisherigen Arbeitsablaufs. Ein effektiver KI-Prozess sollte den Aufwand reduzieren oder die Konsistenz verbessern, ohne unannehmbare Risiken für Datenschutz, Genauigkeit oder Verantwortlichkeit zu schaffen.

Referenzen

1. Britische Regierung – Leitfaden für künstliche Intelligenz der britischen Regierung – gov.uk

2. Nationales Institut für Standards und Technologie – Rahmenwerk für das Risikomanagement künstlicher Intelligenz: Generative künstliche Intelligenz – nist.gov

3. Information Commissioner's Office – KI, Datenschutz und der öffentliche Sektor: KI-Richtlinien – ico.org.uk

4. Nationales Büro für Wirtschaftsforschung - nber.org

5. US-Kommission für Chancengleichheit im Arbeitsleben – Welche Rolle spielt die EEOC im Bereich KI? – eeoc.gov

6. Regierungsdienst für Kommunikation – Richtlinie für generative KI – communications.gov.uk

7. OpenAI – Ein praktischer Leitfaden für die Entwicklung mit KI – openai.com

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